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[OFFRE 2019] ASSISTANT(E) ADMINISTRATIVE

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Secteur géographique
Île-de-France 
Durée du contrat
12 mois
Secteur(s) professionnel(s)
de l’Offre de Contrat
Industries
    Environnement
Secteur d'activité de l’Entreprise
TRIATEMENT DES DECHETS
Descriptif de la mission
Assurer l’assistance commerciale
Assurer l’accueil téléphonique et physique. Veiller à la bonne tenue du registre des visiteurs.
Analyser les demandes des clients, prospects puis les transmettre à la direction.
Réaliser les devis simples et envoyer les devis préparés par la direction.
Réceptionner les devis ou contrats validés, vérifier leur cohérence avec l’offre, enregistrer les nouveaux clients dans ECOREC.
Gérer l’actualisation des tarifs avec la direction.
Créer et suivre les documents de traçabilité (bons, BSD, pesées, tableaux de suivi…).
Participer à l’information des clients concernant les problèmes rencontrés lors des prestations.
Passer les bons en facturation en validant les pesées : gestion du prêt à facturer.
Préparer et contrôler toute la facturation clients.
Fournir les informations d’affacturage (ouvertures de comptes), en suppléance de la responsable administratif et financier.
Suivre les règlements et effectuer les relances, en suppléance de la responsable administratif et financier.
Assurer le suivi et le renouvellement de l’enquête de satisfaction. Participer à l’analyse des réclamations clients, informer les clients des actions correctives engagées.
Participer à la gestion des aspects administratifs
Gérer le courrier et en assurer le suivi.
Assurer des commandes de consommables (bureautique, vêtements de travail…) et réceptionner/contrôler toutes les livraisons.
Assurer le classement de la documentation de l’entreprise, réaliser l’archivage.
Participer à la logistique (en binôme avec responsable planning chauffeurs)
Enregistrer les commandes (dont enregistrements ECOREC).
Mettre à jour la documentation applicable par les chauffeurs.
Extraire les cartes chauffeurs chaque semaine, pour exploitation par le responsable planning chauffeurs.
Assurer la suppléance du responsable planning chauffeurs selon les besoins.
Participer à l’amélioration
Enregistrer les réclamations, les réussites et les améliorations dans le cahier d’amélioration.
Participer à la surveillance environnementale des activités.
Mettre à jour la documentation selon les consignes de la direction, en assurer le classement et l’archivage (dossiers salariés/clients, registre des produits chimiques/sécurité/radioactivité, …).
Formation au poste : Niveau Acquis/Non acquis –
Evaluation compétences : 1 (base)/2 (autonomie)/3((amélioration pratiques)/4 (apte au tutorat)
AUTORITE ET RESPONSABILITES
L’assistante administratif et commercial travaille en étroite collaboration avec la direction, assure la suppléance du responsable planning chauffeurs.
Elle est garante de la bonne gestion des documents de l’entreprise.
Modification du 15/01/18 Page 2 / 2
Fiche métier
Code:
FM01
ASSISTANTE ADMINISTRATIF ET COMMERCIAL
Version :
01
Domaine d’application
X
Qualité
X
Sécurité
X
Environnement

Autre :
COMPETENCES REQUISES : formations initiales ou obligatoires
Formation à l’assistance de direction.
Formation interne aux activités de l’entreprise, à la nature des déchets.
Formation au système de management Qualité Sécurité Environnement.
Formation à l’utilisation d’ECOREC, du logiciel de géolocalisation et de gestion des cartes chauffeurs, outils bureautique.
COMPETENCES REQUISES : savoir, savoir-faire, savoir être
Savoir :
Connaître les activités de l’entreprise, son organisation et ses valeurs.
Connaître les clients et partenaires, l’environnement de l’activité.
Connaître le système d’amélioration Qualité Sécurité Environnement.
Connaître les principales exigences réglementaires.
Connaître la région Ile de France.
Savoir-faire :
Savoir accueillir.
Savoir utiliser les outils informatiques (ECOREC, cartes chauffeurs, bureautique….).
Savoir identifier les exigences des clients et partenaires.
Savoir-être :
Sens de l’autonomie et capacités d’initiative.
Amabilité et écoute.
Aptitude à la communication.
Adaptabilité et maîtrise de soi.
Rigueur et sens développé de l’organisation.
Formation(s) associée(s)
Compétences requises
INTERET EN INFORMATIQUE MAITRISE PACK OFFICE
NOTION COMPTE CLIENT
SAVOIR REPODRE AUX MAILS ET RELANCER LES CLIENTS
Nécessité d'un véhicule
Non